Page 6 - Tomlinson Times - Automne + Hiver 2016

Les hauts et les bas de l’estimation
Il n’y a pas beaucoup d’emplois où un sentiment de terreur fait place à l’exaltation en moins d’une minute.
C’est pourtant la situa on à laquelle les équipes de l’es ma on de Tomlinson doivent faire face presqu’à tous les jours. Nous faisons référence à la séance d’ouverture publique des o res, bien sûr; le moment le plus tendu qui suit la présenta on d’une o re et durant lequel la municipalité consulte toutes les o res reçues en ordre aléatoire. « L’objec f est d’o rir le plus bas prix, mais à trois pour cent près du soumissionnaire suivant. Idéalement, il faut se trouver à un pour cent, explique Ron Wood, es mateur principal. J’ai vu des situa ons où la première o re était supérieure à la nôtre par plusieurs millions de dollars. Mon cœur s’arrêtait et je me demandais “qu’avons-nous oublié?” Pourtant, en con nuant à lire, je remarquais que l’o re suivante était seulement de quelques milliers de dollars de plus, et que notre o re était la meilleure. C’est dans un moment semblable que nous éprouvons un soulagement complet. »
Ce e stratégie gagnante d’arriver à quelques points de pourcentage près du soumissionnaire suivant est ce qu’on appelle « avoir le moins d’argent restant sur la table ». Si votre o re est retenue et qu’elle est inférieure à celle des compé teurs de dix pour cent ou plus, votre prix est trop bas. Trouver l’o re idéale pose toujours un dé , mais c’est une tâche à laquelle l’équipe de l’es ma on a travaillé d’arrache-pied au l des ans. Certaines de ses o res de millions de dollars l’ont emporté sur les compé teurs par aussi peu que 100 dollars. Ron croit que le travail d’équipe est la clé de la réussite pour les sept es mateurs des groupes municipal, commercial et du génie civil qui, ensemble, soume ent des o res pour environ 600 projets par année.
Le processus d’es ma on comprend plusieurs étapes importantes qui exigent des compétences en travail d’équipe à tous les niveaux. Une fois que l’es mateur a scruté le Web pour cerner les appels d’o re, les projets viables sont sélec onnés. Ensuite, l’es mateur hausse les prix du projet à l’ordinateur. À ce e étape-ci, l’es mateur doit prendre en considéra on toutes les tâches et tous les facteurs de risque du projet, soit le nombre d’heures, d’employés et de véhicules ainsi que le matériel requis, les échéances et l’ordonnancement. Un seul projet peut comprendre des centaines, voire des milliers de tâches, et
l’es mateur doit prévoir temps et argent pour chacune d’entre elles. Comme l’explique Derek Conway, es mateur (génie civil), « Ce processus exige de l’expérience de la part de tous les groupes de Tomlinson, mais par culièrement une communica on entre eux, que ce soit au niveau du béton, de l’asphalte, de l’agrégat, des égouts/aqueducs ou du génie civil complexe. » Parfois, les plans ou les schémas ne correspondent pas à des tâches réalisables; il faut donc puiser dans les connaissances des di érents groupes pour déterminer de manière précise les ressources, la main- d’œuvre et les délais.
Au l des ans, l’équipe de l’es ma on a bâ un système avec l’aide du groupe de l’exploita on à l’aide des sta s ques des projets précédents. L’équipe de l’es ma on doit aussi collaborer avec la comptabilité pour s’assurer que les prévisions sont exactes. Avant de présenter l’o re, l’es mateur doit s’assurer que Tomlinson respecte toutes les lignes directrices connexes; une étape fas dieuse mais essen elle au processus. Toutes ces étapes doivent être accomplies avant la date d’échéance de l’appel d’o re qui, habituellement, dure environ deux semaines. Même si une o re est en retard d’une seconde, elle est disquali ée.
Compte tenu de la complexité du processus d’es ma on, il n’est pas surprenant que les tensions s’exacerbent en a endant de savoir publiquement les résultats et quelle o re est la meilleure. Mais le travail ne s’arrête pas là. Au moment où une o re de Tomlinson est retenue, l’équipe de l’es ma on doit communiquer constamment avec le ges onnaire de projet pour s’assurer que le budget est respecté. L’un des dé s de taille cons tue les demandes de changement, soit lorsque le client veut modi er le plan. Lorsqu’une telle situa on se produit, l’es mateur dispose de peu de temps, parfois moins de 24 heures, pour réévaluer le coût du projet. Voilà pourquoi une communica on con nue est capitale. Lorsque le projet est terminé, le processus est mené à terme et les données sont recueillies par le groupe de l’exploita on, puis partagées avec l’équipe de l’es ma on pour les o res futures. C’est ce e synergie qui permet à toute l’équipe de soume re des o res exactes encore et encore.
De gauche à droite : Lakmal Herath, Derek Conway, Ron Wood, Joel McIntyre, Tim Vizena, Ted Sewell, Wes Johnson, Patrick Patenaude, Mario Lalonde.
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